Прежде всего, давайте определимся с терминологией. Есть три установленных термина: «делопроизводство», «ДОУ» и «управление документацией». Можно долго спорить и находить различные определения в нормативных источниках, однако суть этих терминов одинакова. Ключевым отличием является размер организации, применительно к которой употребляется термин. Если мы говорим о малом бизнесе, то подразумеваем делопроизводство. Если это средний бизнес – ДОУ. Для крупных корпораций – управление документацией. Таким образом, размер имеет значение и является одним из критериев для разработки решений по автоматизации.
Сейчас в большинстве организаций документация дублируется и в электронном виде, и в бумажном. Если мы говорим о будущем, мы говорим об электронных документах и полностью безбумажном делопроизводстве. Более того, компании, «отошедшие» от бумаги снижают офисные расходы. Аналитики Xerox насчитали 351 фактор, влияющий на расходы предприятия, связанные с печатью бумажных документов. На каждые 2,5 работника офиса приходится одно печатающее устройство (принтер, копир или факс). Кроме бумаги печатающие устройства активно потребляют электроэнергию, в том числе и в режиме ожидания. Поэтому организация, которая сокращает количество печатающих электроприборов на 2/3 может рассчитывать на экономию электроэнергии до 50%.
2. Какие требования слушатель должен предъявлять к обучающим курсам по ДОУ при выборе провайдера обучения?
Прежде всего, это актуальность программы. В связи с изменяющейся нормативно-правовой базой образовательные центры должны «держать руку на пульсе» и своевременно вносить изменения и дополнения в свои программы. Помимо этого, нужно запрашивать информацию о методах обучения. Скучные лекции – это далекое прошлое. После успешного проведения живой четырехчасовой деловой игры по номенклатуре дел во ВНИИДАД мы убеждены, что любой материал, на первый взгляд, не поддающийся изменению формы преподавания, может быть преподнесен легко и более эффективно для формирования навыка.
3. К каким последствиям приведет внедрение «электронных госуслуг»?
Электронные госсуслуги позволяют упростить и ускорить процесс взаимодействия, как физических, так и юридических лиц с госорганами. Вследствие чего само государство становится «ближе и доступнее».
В идеальном формате хотелось бы видеть современное государство и общество информационными, с высокоразвитыми инновационными технологиями и с минимальным штатом государственных служащих, усложняющих взаимодействие и дублирующих функции друг друга. В связи с указом Президента России Дмитрия Медведева от 3 января 2011г. «Об оптимизации численности федеральных государственных гражданских служащих и работников федеральных государственных органов» идет массовая реорганизация государственного аппарата, к 2013 году планируется сократить госаппарат на 20%. Хочется верить, что количество перейдет в качество! Вместе с тем, сокращение одних госслужащих неизбежно влечет увеличение рабочей нагрузки на оставшихся. Снизить эту нагрузку и оптимизировать работу позволяет массовая автоматизация процессов в госорганах, а это сложный, но необходимый процесс, в который входит обязательное повышение квалификации госслужащих в области ИТ-технологий, хотя бы на элементарном уровне пользователей внедряемых решений. В этом ракурсе образовательные центры должны предоставлять актуальные обучающие программы, способствующие решению задач по информатизации.
Авторы: к.и.н. Дроков С.В.,
руководитель ОЦ ЭЛАР Семеняк Е.А.
Интервью подготовлено пресс-службой ОЦ ЭЛАР
руководитель ОЦ ЭЛАР Семеняк Е.А.
Интервью подготовлено пресс-службой ОЦ ЭЛАР
