Система автоматизации архивного дела (СААД) призвана способствовать регулированию процессов формирования, использования, хранения архивных фондов в зависимости от регламента и правил, действующих в организации. Кроме того, система должна обеспечить ведение и учет научно-справочного аппарата в соответствии с нормативными требованиями и рекомендациями Росархива, общероссийскими классификаторами и справочниками.
К числу источников комплектования относятся те организации, документы которых связаны с национальным историческим достоянием. А именно: органы исполнительной, законодательной власти, органы государственного управления, коммерческие организации и многие другие. Важную задачу по методическому сопровождению архивов организаций осуществляют государственные архивы, согласующие «критические показатели» деятельности архивов организаций: проверка правильности формирования годовых разделов сводных описей дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, формирование акта о выделении дел к уничтожению и так далее. Следует отметить, что, как правило, на одного архивиста государственного архива приходится порядка 10-15 источников комплектования, каждый их которых обладает своей структурой, задачей, миссией.
Поэтому, для более качественного формирования сводной номенклатуры дел или годового раздела сводной описи дел должен соблюдаться промежуточный доступ архивиста к текущей деятельности и документам оперативного хранения организации. Своеобразное «Окно доверия» может осуществиться через СААД, работа которой выстраивается с учетом организационного построения организации на основании документа, четко определяющего ее структуру – штатное расписание.
Система базируется на «дисциплине» кодировки структурных подразделений, их наименований и ранжирования. В ней предусматривается уникальная и весьма трудозатратная возможность по сопровождению, ведение и отслеживанию истории изменений организационной структуры, как самой организации, так и отдельных ее подразделений. Настоящий модуль удачно сочетается и с зарубежными рекомендациями, которые призывают, при разработке требований к функционалу систем автоматизации, учитывать регулирующую среду организации.
С помощью СААД удобно и эффективно формировать сводную номенклатуру организации, видоизменять ее в случае слияния или разделения подразделений, изменения задач и функций деятельности. Система базируется на актуальных справочниках, среди которых: типы и виды документов, а также их сроки хранения (как типовые, так и ведомственные). Они позволяют легко создавать и внутреннюю опись документов дел, и обложку дел, и даже лист-заверитель. Если в сводную номенклатуру организации вносятся какие-либо изменения, то СААД незамедлительно реагирует на это с последующим отслеживанием их истории. Изменения могут касаться структуры, индексов и заголовков дел, документов.
В СААД применено использование четко установленных сроков хранения в соответствии с Перечнями документов и их регулирование под меры ответственности. Система автоматически формирует сдаточные описи дел всех категорий хранения для передачи в архив организации, что требует соответствия жестким регламентам или инструкциям по делопроизводству.
СААД в считанные секунды, по выбору данной задачи пользователем, решает вопрос систематизации документов и формирования сдаточных описей дел 4-х категорий хранения:
- постоянного срока хранения;
- временного срока хранения свыше 10 лет;
- временного срока хранения менее 10 лет;
- опись дел документов по личному составу.
На основании автоматически выбранных данных формируется сводный акт о выделении к уничтожению, даже с учетом специальных пометок, таких как «экспертная оценка» специализированного коллегиального органа - экспертно-проверочной комиссии.
Кроме того, система позволяет автоматически выстраивать и систематизировать по заданным характеристикам внутреннюю опись документов дела в соответствии со сроками хранения, установленными регламентными документами. Весь этот процесс займет несколько секунд.
В СААД предусмотрено он-лайн взаимодействие с автоматизированными системами государственных архивов. Например, с последней 4-й версией ПК «Архивный фонд». Это необходимо для работы с документами, имеющими юридическое, государственное значение, удостоверяющими какой-либо факт деятельности организации.
После того, как передача дел структурного подразделения в архив организации завершена, к ним могут обращаться различные пользователи. СААД ведет журнал выдачи дел, в котором указываются должности и фамилии тех, кто запрашивал информацию из архивных фондов. Система автоматически составляет и оформляет карту-заместитель выданного дела, топографирование и ответственный процесс приема-предачи дел на государственное хранение.
Таким образом, СААД выполняет не только функциональные задачи, но и миссию государственного архива по сопровождению аналитики деятельности источников комплектования. С помощью автоматизированной системы значительно ускоряются систематизация документов и дел, формирование отчетности. За счет круглосуточного доступа к полной и актуальной информации о местонахождении документов, существенно упрощается проверка наличия и состояния дел. Система позволяет автоматически отслеживать сроки хранения в соответствии с номенклатурой дел и облегчает подготовку актуальных статистических сведений и аналитических отчетов о динамике изменений объема, состава и состояния архивных документов.
Автор: С.В.Дроков
По материалам пресс-службы корпорации ЭЛАР
Полностью материал публикуется в российском историко-архивоведческом журнале ВЕСТНИК АРХИВИСТА
Комментариев нет:
Отправить комментарий